Wozu benötigt man eine Warenwirtschaft-Software?

• in der richtigen Art,


• in der richtigen Qualität,


• in der richtigen Menge,


• beim richtigen Lieferanten,


• zum richtigen Zeitpunkt,


• am richtigen Ort und


• zum richtigen Preis

Teil 1: Angebote erstellen und Rechnungen schreiben mit mcnCommerce light

1. Layout Auftragsdaten
   Nach dem Klicken auf den Button “Neues Dokument” kommt man in das Layout “Auftragsdaten”(Layout = Seite, Eingabemaske). Hier werden die Daten des Kunden eingegeben und die Dokumentart ausgewählt. Hier wählt der Anwender aus, ob er ein Angebot, eine Rechnung (= Auftrag) usw. erstellen will.
   
   
   
   In der Praxis sucht man in der Adressenliste den Kunde heraus oder gibt direkt die Kundennummer ein. Daraufhin werden alle hinterlegten Daten aus dem Modul Adressen eingetragen.
   
   Rechnungstext-Vorlage
   mcn Commerce unterscheidet sich von anderen Systemen dadurch, dass neben der Adresse, Lieferanschrift und Zahlungsbedingung noch einige weitere Informationen aus dem Modul Adressen übernommen werden. Dazu zählt z.B. die Rechnungstext-Vorlage.
   
   Sie können beliebig viele Rechnungstext-Vorlagen erstellen und jedem Kunden eine Rechnungstext-Vorlage zuweisen. In der Rechnungstext-Vorlage gibt es zwei Felder für einen Text oberhalb und für den Text unterhalb der Rechnungspositionen. Die Vorlagen eignen sich für bestimmte immer wieder kehrende Texte wie
   
   
   
   • Bankverbindung für Auslandskunden
   
   
   • Bei Online Bestellungen: Erklärungen zur Rücksendung von Ware gem. Fernabsatzgesetz
   
   
   • zusätzliche Informationen zu den Produkten: “Kühl lagern” usw.
   
   
   
   


2. Layout Kalkulation
   Mit dem Button Weiter kommt der Anwender in die Kalkulation. Hier werden die Positionen hinzugefügt.
   
   
   
   In der Mitte des Layouts wird die “aktuelle” Position mit allen Details angezeigt. Darüber befindet sich der Summen Bereich und unter den Positionen das Portal mit allen Positionen des Dokuments. Wenn man auf eine bestimmte Zeile in dem Portal klickt, wird die Position zur “aktuellen” Positionen und die Einzelheiten in der Mitte dargestellt.
   
   Die aktuelle Position
   Der Einsteiger hat, wie Eingangs erwähnt, den Wunsch, alles möge einfach und übersichtlich sein. Der fortgeschrittene Anwender erwartet darüber hinaus, seinen Geschäftsprozess abbilden zu können. Er will Rabatte eingeben können, die Marge pro Stück, pro Position und auch prozentual sein können. Der Profi will darüber hinaus noch Möglichkeit haben, die Mwst anzupassen, wenn der Kunde im Ausland sitzt. Außerdem er will gleich sehen, ob die Ware vorrätig ist (weil er ja den Kunden am Telefon hat) usw. - Kurzum: Der Anwender will alles, aber ganz einfach.
   
   Wie lösen wir diese Anforderung in mcn Commerce? Die Lösung ist, wie bereits beschrieben, nur eine Position zur Zeit in allen Details darzustellen und alle anderen Informationen auszublenden. D.h. wir fokussieren. Auf diese Weise können wir nicht nur die oben aufgeführten Informationen darstellen, sondern auch 3 Felder für den Verkaufspreis.
   
   3 Felder für den Verkaufspreis?
   mcn Commerce wurde in der Praxis entwickelt. Wenn wir also über die Kalkulation eines Verkaufspreises sprechen, erwartet der Anwender eine Funktion, die über das Kopieren des empfohlenen Verkaufspreises hinausgeht.
   
   
   
   • Feld 1: der kalkulierte Verkaufspreis
     Hier wird der automatisch berechnete Verkaufspreis angezeigt. Das heißt der im Artikelstamm hinterlegte VK abzüglich des eingegebenen Rabattes.
   
   
   • Feld 2: der manuelle Netto Verkaufspreis
     Sie verkaufen im B2B an Geschäftskunden. Was verkauft sich besser im Angebot: Der Artikel für € 301,67 netto oder der für € 299,00 netto? Richtig, das Feld ist dazu da, um runde Netto Verkaufspreise bei den Positionen zu erhalten.
   
   
   • Feld 3: der manuelle Brutto Verkaufspreis
     Dieses Feld hat die gleiche Funktion, nur für Brutto Verkaufspreise bei den Positionen im Endkunden Geschäft (B2C)
   
   
   
   In der Praxis hat sich herausgestellt, dass der Anwender bei einer Angebotskalkulation einerseits gerne runde Verkaufspreise haben möchte, gleichzeitig aber auch sehen will, wie weit er vom kalkulierten Preis abweicht.


3. Layout Einkauf Kommission
   In diesem Layout wird die Bestellung für die Lieferanten erstellt. Dabei werden die Auftragspositionen für die spätere Zuordnung in der Bestellung eingetragen.
   
   Die zweite Funktion dieses Layouts ist die Kommissionierung der Ware für den Versand. Dabei kann ein Kommissionierungsschein gedruckt werden, mit dem die Ware im Lager gesammelt wird. Der Status der Kommissionierung kann für jede einzelne Position angegeben werden, so dass man sofort sieht, welche Ware bereits zusammengestellt ist und welche noch fehlt.


4. Dokument Vorbereitung
   Mit dem Weiter Button geht es in das Layout Dokument Vorbereitung. Hier werden die Angebote, Rechnungen usw. für den Druck (oder das Erstellen eines PDFs) vorbereitet.
   
   
   
   In den meisten Fällen muss hier nicht viel gemacht werden und man kann gleich auf den Druck Button oben in der Statusleiste klicken. Im Falle der Aufträge wird die Rechnungsnummer angefordert, wenn der Auftrag berechnet werden soll. Zwischen dem Erstellen des Dokuments “Rechnung” und dem Anfordern der Rechnungsnummer kann ein beliebig langer Zeitraum liegen. Erst wenn die Rechnungsnummer angefordert wird, wird der Datensatz geschlossen (Anforderung des Finanzamtes = die Positionen einer Rechnung dürfen nicht mehr manipuliert werden) und das Datum der Rechnung entscheidet, in welchem Buchungszeitraum der Umsatz erfasst wird.
   
   Auftragsbestätigungen
   Auftragsbestätigungen werden ebenfalls in diesem Layout gedruckt. Für die Auftragsbestätigung gibt es darüber hinaus eigene Textblöcke, da diese von denen in der Rechnung meistens abweichen (“Wir danken für Ihren Auftrag und bestätigen die Lieferung der aufgeführten Waren zum…”)


5. Lieferscheine
   Für jeden Auftrag können beliebig viele Lieferscheine (Teillieferungen) erstellt werden, unabhängig davon ob bereits eine Rechnung erstellt wurde, oder nicht.

• Kundenbetreuung mit dem CRM-Modul


• Artikelstamm mit eigenen Feldern


• Die Kasse am Point of Sale